Domena wygasła, strona padła, mail nie działa – domena a serwer

To nie jest teoretyczny scenariusz ani straszak marketingowy. To realna sytuacja z życia agencji, która mogła zakończyć się utratą domeny firmowej używanej od ponad dziesięciu lat. Co ważne — nie doszło do awarii serwera, ataku hakerskiego ani problemu z WordPressem. Wszystko działało poprawnie. Hosting był opłacony, strona funkcjonowała, a poczta e-mail obsługiwała codzienną komunikację. Do momentu, w którym nagle przestała.

W pewnym momencie wydarzyło się wszystko naraz:

• strona WWW przestała się ładować

• firmowe skrzynki e-mail przestały działać

• klient stracił kontakt z użytkownikami i kontrahentami

Naturalnym założeniem było, że to chwilowa awaria hostingu. Szybka analiza techniczna pokazała jednak zupełnie inny problem — domena wygasła.

Źródłem całej sytuacji było klasyczne i bardzo kosztowne założenie: skoro strona i serwer są obsługiwane przez agencję, to domena również „jest u agencji”. W praktyce domena została zarejestrowana wiele lat wcześniej, u innego rejestratora, na adres e-mail, który od dawna nie był już używany. Faktury i przypomnienia przychodziły regularnie, ale nikt ich nie widział. Termin minął, a wraz z nim zniknął dostęp do całej obecności online firmy.

W tym miejscu warto jasno rozdzielić podstawowe pojęcia, bo to tu pojawia się największe nieporozumienie:

• domena to adres internetowy i element własności firmy

• serwer (hosting) to infrastruktura techniczna, na której działa strona i poczta

• oba elementy łączy wyłącznie konfiguracja DNS

Jeśli domena wygasa, DNS przestaje wskazywać na serwer, a strona oraz poczta przestają istnieć z punktu widzenia internetu — nawet jeśli sam serwer działa idealnie.

Efekty wygaśnięcia domeny są natychmiastowe i bardzo konkretne:

• strona WWW przestaje odpowiadać

• e-maile nie dochodzą ani nie wychodzą

• formularze kontaktowe nie działają

• Google zaczyna widzieć błędy zamiast treści

To nie jest problem „na później”. Wystarczy kilka dni, aby zaczęły się realne konsekwencje:

• spadają pozycje w wynikach wyszukiwania

• klienci przestają ufać firmie

• pojawiają się realne straty biznesowe

W tym przypadku sytuację udało się uratować tylko dlatego, że domena znajdowała się jeszcze w okresie karencji. Udało się ją odnowić dosłownie w ostatniej chwili. Gdyby termin został przekroczony, domena mogłaby wrócić do puli i zostać przejęta przez kogoś innego.

A to oznaczałoby bardzo konkretne skutki:

• brak możliwości odzyskania adresu

• konieczność zmiany domeny i wszystkich firmowych maili

• utratę całej historii SEO

• chaos komunikacyjny i wizerunkowy

I wszystko to przez jedną nieopłaconą domenę.

Z perspektywy agencji widzimy, że takie sytuacje zdarzają się regularnie. Najczęściej wynikają z tego, że:

• domena była rejestrowana wiele lat temu

• zmieniał się właściciel strony lub agencja

• nikt nie zrobił audytu domeny

• odpowiedzialność za domenę była po prostu „rozmyta”

To nie jest błąd technologii. To błąd organizacyjny.

Dlatego zawsze podkreślamy jedną rzecz: domena to aktywo firmy, a nie techniczna faktura. Serwer można zmienić, stronę można przebudować, technologię można zastąpić inną. Utraconej domeny bardzo często nie da się odzyskać.

Jeśli masz stronę internetową i nie masz stuprocentowej pewności:

• gdzie dokładnie jest zarejestrowana domena

• kto ją opłaca

• na jaki adres przychodzą przypomnienia

to jest dobry moment, żeby to sprawdzić — zanim będzie za późno tutaj.

Na koniec warto jasno powiedzieć, dlaczego w Stevedesign tak mocno pilnujemy tematów domenowych. Z perspektywy agencji widzimy, że większości takich problemów da się po prostu uniknąć — pod warunkiem, że ktoś bierze za nie realną odpowiedzialność.

Właśnie dlatego u nas:

• jasno rozdzielamy domenę, serwer i stronę – każdy element ma swojego właściciela

• od początku informujemy, kto za co odpowiada i gdzie znajdują się kluczowe dostępy

• wykonujemy audyt domeny przy przejęciu opieki nad stroną

• pilnujemy terminów wygaśnięcia i reagujemy z wyprzedzeniem

• doradzamy przeniesienie domeny do jednego, kontrolowanego miejsca

• konfigurujemy automatyczne odnowienia, żeby eliminować ryzyko ludzkiego błędu

Bo domena to aktywo firmy, a nie formalność techniczna.